In tempi di epidemia per coronavirus si sta diffondendo lo smart working o lavoro agile. Ma che cos’é esattamente?

Lo smart working è un modello organizzativo manageriale del lavoro personale: propone autonomia nell’organizzazione del lavoro al fine di raggiungere i risultati aspettati impiegando modalità smart (intelligenti) nell’esecuzione dei tasks lavorativi.

Queste modalità smart consistono nell’uso delle tecnologie digitali, in una nuova organizzazione degli orari lavorativi e una nuova flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi di lavoro al fine di una maggiore responsabilizzazione dei risultati ottenuti.

Realizzare una modalità smart working aziendale però non è semplice: è un percorso di profondo cambiamento culturale e richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali, per cui si deve prevedere una roadmap dettagliata fase per fase. Bisogna sempre ricordare, infatti, che è un progetto intrinsecamente multidisciplinare, che presuppone un’integrazione tra i vari attori coinvolti. A questo scopo per la parte tecnologica e strumentale dello smart working viene in aiuto alle PMI il ruolo del consulente informatico o sistemista.

In questo articolo vi mostro alcuni strumenti e consigli per organizzare lo smart working, partiamo con i consigli:

  • Vestiti la mattina come se dovessi uscire di casa o almeno senza rimanere in pigiama;
  • Segui gli stessi orari che rispettavi in ufficio;
  • Dividi gli spazi in casa dedicati alla vita privata da quelli per il lavoro;
  • Attenzione a non dedicarti troppo al lavoro ma fai anche altre attività che coltivino i tuoi hobbies;
  • Mantieni costante la comunicazione con le persone;
  • Avere strumenti di lavoro giusti;
  • Sapere usare almeno in modo basico gli strumenti di lavoro digitali.

Gli strumenti di lavoro giusti sono essenziali per organizzare il lavoro in modalità smart. Qui di seguito vi elenco alcune opzioni di strumenti di lavoro:

  • Avere un pc moderno, con l’ultima versione del sistema operativo Windows o Mac, con SSD e una buona connessione Internet (almeno 20 mega costanti in download);
  • Non usare Office tradizionale ma iniziate a usare software in Cloud per l’ufficio, come ad esempio Google Documents che vi consiglio vivamente. C’é anche Office 365 di Microsoft, in Cloud, ma a pagamento annuale;
  • Iniziare a usare un calendario in Cloud per segnare conferenze e appuntamenti come Apple Calendar o Google Calendar;
  • Usare Trello, un ottimo strumento per organizzare i task di lavoro e riunirli in bacheche composte da post-it;
  • Usare un gestionale dove potrete inserire i dati dei nostri clienti, gestirli e organizzarli. Ci sono molti CRM sul web, vi consiglio Podio;
  • Per le chat di lavoro non usare Whatsapp. Ci sono strumenti fatti apposta per comunicare con molte persone e gestire team di lavoro remoti. Vi consiglio vivamente Slack;
  • Per l’organizzazione e la ricezione delle mail da più caselle di posta vi consiglio un ottimo client chiamato Spark;
  • Usate buoni software di video conferenza in Cloud: ce ne sono vari come Whereby, Hangouts, Google Meet ecc.